Adjointes exécutives: conseils pour optimiser la gestion du temps de vos patrons.

Chrissy Scivicque, l'auteure de l'article sur le site Internet Office Arrow, explique qu'à titre d'adjointe exécutive, une de ses responsabilités principales est la gestion de l'horaire de trois membres de la haute direction.  Bien qu'au premier coup d'œil, cette tâche semble facile, elle a vite appris que la gestion de l'emploi du temps de quelqu'un d'autre peut être catastrophique si nous ne faisons pas attention.  Chrissy partage :

Lorsque nous gérons l'emploi du temps de quelqu'un d'autre, au fond, nous dictons leurs activités quotidiennes.  C'est beaucoup de contrôle sur une autre personne et il ne faut pas prendre ce rôle à la légère. Demandez à vos patrons précisément comment désirent-ils organiser l'horaire de leurs journées : à partir de quelle heure sont ils comfortable à recevoir des personnes en rendez vous et jusqu'à quelle heure au plus tard? Est-ce qu'ils ont des clients ou des associés qu'ils accepteraient de rencontrer plus tôt le matin ou plus tard le soir? Ont-ils des moments de la journée qu'ils aimeraient travailler sans interruption? N'ayez pas peur de chercher à mieux comprendre le coté personnel de vos patrons, sans envahir leur vie privé, pour mieux les aider à remplir leurs tâches professionnelles.  Vos patrons seront probablement ravis que vous apportiez autant de soin et d'attention.  Bien sûr, vous ne pouvez pas tout prévoir, donc si vous êtes incertaines à propos d'un rendez-vous particulier, consultez.

Il est important de garder les lignes de communications ouvertes avec vos patrons, donc si une réunion doit être annulée ou reportée, ou si le lieu doit changer, vous le sauriez le plus tôt possible.

Pour lire d'autres conseils de Chrissy Scivicque, vous pouvez lire l'article en anglais : Tips for Managing an Executive's Calendar (vous devez vous incrire à leur site Internet).