4 conseils pour réussir son entretien en tant que professionnel(le) de l’administration

Lorsque vous passez un entretien pour un poste administratif, vous ne vendez pas seulement votre CV — vous mettez en avant les compétences qui assurent le bon fonctionnement d’un bureau. Voici quatre conseils pour vous démarquer et décrocher le poste.

Mettez en valeur vos capacités d’organisation et de gestion multitâche

Les rôles administratifs exigent de jongler avec les calendriers, de coordonner des réunions et de suivre une multitude de détails. Pour illustrer ces compétences, pensez à :

• Donner des exemples concrets. Décrivez une situation où vous avez géré des priorités concurrentes — par exemple, la coordination des agendas de plusieurs cadres tout en planifiant un événement d’équipe — et expliquez comment vous avez maintenu le cap.
• Utiliser des chiffres lorsque c’est possible. Intégrez des données précises pour illustrer votre impact. Par exemple : « J’ai géré les calendriers d’une équipe de 12 personnes, en organisant plus de 50 réunions par semaine sans aucun conflit d’horaire. »
• Parler de vos méthodes d’organisation. Qu’il s’agisse d’outils numériques et d’applications web, ou de méthodes analogiques comme des classeurs codés par couleur, expliquez comment vous restez organisé et proactif.

Mettez en avant vos compétences en communication et vos qualités interpersonnelles

En tant que professionnel de l’administration, vous êtes souvent le premier point de contact pour les clients, les collègues et les dirigeants. Une communication claire renforce la confiance et facilite la collaboration. Pour bien faire passer vos aptitudes :

• Soulignez vos compétences orales et écrites. Peut-être avez-vous rédigé des courriels clairs à destination de clients ou animé des réunions interservices — expliquez comment votre style de communication a favorisé la compréhension.
• Montrez de l’empathie et de l’adaptabilité. Parlez de moments où vous avez désamorcé une situation tendue, adapté votre approche à différents profils ou simplifié un jargon technique pour le rendre accessible.
• Mentionnez les rôles en contact avec le public. Si vous avez tenu un poste à la réception ou répondu à des demandes de clients, montrez comment vous avez su allier convivialité et professionnalisme.

Démontrez votre sens de l’initiative et votre capacité à résoudre des problèmes

Les employeurs recherchent des personnes qui ne se contentent pas d’exécuter des consignes, mais qui anticipent les besoins et relèvent les défis de manière proactive. Lorsque vous parlez de vos expériences, mettez l’accent sur :

• Des récits « avant/après ». Décrivez clairement un problème, la solution que vous avez mise en place et son impact. Par exemple : des erreurs de facturation fréquentes ont diminué de 30 % après que vous avez mis en place une simple liste de vérification.
• Les améliorations de processus. Expliquez comment vous avez optimisé les flux de travail — en automatisant un rapport ou en standardisant les modèles de documents — et chiffrez les gains de temps ou d’argent.
• Votre attitude proactive. Montrez comment vous avez pris en charge de nouvelles responsabilités — comme la gestion des fournitures ou la coordination des contrats fournisseurs — sans qu’on vous le demande, preuve de votre engagement et de votre débrouillardise.

Comprenez la culture de l’entreprise et montrez que vous y correspondez

Vous vous épanouirez — et serez plus efficace — si vos valeurs et votre style de travail s’harmonisent avec la culture de l’entreprise. Pour démontrer cette adéquation :

• Effectuez des recherches avant l’entretien. Consultez le site web, les réseaux sociaux et les avis des employés pour saisir les valeurs clés, le code vestimentaire et la dynamique d’équipe.
• Intégrez cette culture dans vos réponses. Si l’entreprise valorise la collaboration, évoquez vos projets interfonctionnels. Si elle met l’accent sur l’innovation, parlez des nouveaux outils ou processus que vous avez mis en place.
• Posez des questions pertinentes. Renseignez-vous sur les modes de communication de l’équipe, les processus décisionnels ou les possibilités de développement professionnel pour montrer votre volonté sincère de bien vous intégrer.